Kalkylen som håller i styrelserummet
Kort svar
En kalkyl håller när den bygger på en enhet som går att räkna, till exempel ett publicerat stycke, ett handlagt ärende eller ett framtaget underlag. Ta kostnaden per enhet före, kostnaden per enhet efter inklusive drift och granskning, och multiplicera skillnaden med den faktiska volymen. Räkna alltid med bygget, licenserna och den mänskliga granskningen, annars faller kalkylen vid första kritiska frågan.
- 01Ta skillnaden per enhetKostnad före minus kostnad efter, per enhet, inklusive drift.
- 02Multiplicera med volymAnvänd senaste kvartalets faktiska volym, inte målvolymen.
- 03Dela bygget med månadseffektenDet ger antal månader till återbetalning. Ligger den över tolv månader, välj ett annat första flöde.
- 04Beskriv omfördelningenSkriv en mening om vad den frigjorda tiden ska användas till. Utan den meningen är kalkylen bara teoretisk.
Det finns en anledning till att många AI-kalkyler faller redan i första frågerundan: de mäter något ingen följer upp. En kalkyl som håller använder en enhet som redan räknas i verksamheten, och tar med hela kostnaden på båda sidor.
Kalkylens fyra rader
| Rad | Vad som ingår | Vanlig miss |
|---|---|---|
| Kostnad per enhet före | Lön, ledtid, omtag och externa kostnader | Bara den direkta lönekostnaden räknas |
| Kostnad per enhet efter | Drift, licens, granskning och underhåll | Granskningen glöms, kalkylen ser för bra ut |
| Volym | Faktiskt antal enheter per månad, senaste kvartalet | En önskad framtida volym används |
| Bygg och införande | Uppbyggnad, integration och parallellkörning | Skrivs av på ett år trots längre livslängd |
Frågor kalkylen ska tåla
- Vad händer med kalkylen om volymen halveras?
- Vilken post är känsligast, och hur mycket får den öka innan kalkylen vänder?
- Vem betalar driften efter införandet, och ur vilken budget?
- Hur mäter vi utfallet om sex månader, med samma definition som i nuläget?
Underlag
- Vår bedömning
Kalkyler som räknas per enhet är i vår erfarenhet lättare att följa upp än kalkyler som räknas i sparade heltidstjänster.
Vanliga frågor
- Vad är en rimlig återbetalningstid?
- För ett första moment bör den ligga inom ett år. Ligger den längre är flödet antingen för litet i volym eller för brett i omfattning.
- Ska vi räkna med kvalitetsvinster?
- Ta med dem som en separat rad med egen mätpunkt, till exempel färre omtag. Blanda dem inte in i kronorna.